Integritetspolicy - Behandling av kunders personuppgifter inom Hydroscand AB

Hantera beställningar/köp

Personuppgifter behandlas för att

·        leverera beställda produkter eller tjänster (inklusive leveransavisering eller kontakter avseende leveransen)

·        möjliggöra ID-kontroll

·        hantera betalningar

·        hanterar returer, återkrav och garantiärenden.

Följande personuppgifter behandlas:

·        Namn

·        Kontaktinformation (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)

·        Betalningsinformation (t.ex. transaktionsreferens)

·        Organisations-/momsregistreringsnummer, personnummer

·        Betalningshistorik

·        Beställningsinformation

Rättslig grund: Uppfyllande av ett avtal när vi har ett avtal med dig som individ. Berättigat intresse – viss behandling äger även rum baserat på ett berättigat intresse för att fullgöra vårt avtal med din uppdragsgivare, dvs. Hydroscands kund, leverantör eller partner. Därigenom tar vi hänsyn till och väger in ditt intresse av integritet i relation till vårt intresse och syfte (enligt ovan) vid databehandlingen. Vi sammanväger sedan dessa intressen och tar hänsyn till både positiva och negativa effekter för att dra slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

·        Företag som hanterar transport (logistikföretag, speditörer).

Arkiveringstid: Vi sparar dina uppgifter bara så länge som krävs för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter och vårt berättigade intresse i den utsträckning vi bedömer det vara försvarligt, med hänsyn till vad som angetts ovan om rättslig grund och syften. Det gäller normalt under den tid som kund- eller leverantörsrelationen varar och för kundvårdssyften, vilket innebär att vi raderar eller anonymiserar dina uppgifter senast i slutet av kalenderåret två år efter din senaste transaktion hos oss.

Hantera och administrera ditt webbutikskonto

Personuppgifter behandlas för att

·        ge åtkomst till inloggning

·        hålla uppgifter korrekta och uppdaterade

·        möjliggöra spårning av betalningshistorik.

Följande personuppgifter behandlas:

·        Namn

·        Kontaktinformation (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)

·        Användarnamn (e-post)

·        Köphistorik

·        Beställningshistorik

·        Kundnummer

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandling är nödvändig för vårt ömsesidiga intresse av att hantera och administrera ditt användarkonto.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Arkiveringstid: Vi sparar dina uppgifter bara så länge som krävs för att vi ska kunna administrera ditt webbkonto korrekt med hänsyn till vad som angetts ovan om rättslig grund och syften. Det gäller normalt under den tid som webbutikskontot underhålls av dig, vilket innebär att vi raderar eller anonymiserar dina uppgifter senast i slutet av kalenderåret två år efter din senaste transaktion hos oss.

Hantera kundtjänstärenden

Personuppgifter behandlas för att

·        kommunicera med kunder och besvara förfrågningar som kommer till kundtjänst via digitala kanaler eller telefon

·        hantera frågor, problem och supportärenden.

Följande personuppgifter behandlas:

·        Namn

·        Kontaktinformation (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)

·        Korrespondens

·        Uppgifter om tid och plats för transaktionen samt produktreklamationer etc.

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandling är nödvändig för vårt ömsesidiga intresse av att hantera kundtjänst.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        IT-företag som tillhandahåller våra lösningar för kundtjänstärenden (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

·        Företag som hanterar transport (logistikföretag, speditörer).

Arkiveringstid: Vi sparar dina uppgifter bara så länge som krävs för att vi ska kunna erbjuda kundtjänst i den utsträckning vi bedömer det vara försvarligt, med hänsyn till vad som angetts ovan om rättslig grund och syften. Det gäller normalt under den tid som hantering av ett kundtjänstärende pågår. Vi sparar den här information tillsammans med köpinformationen enligt vad som beskrivs i ovanstående avsnitt och raderar den i enlighet med detta.

Hantera beställning av trycksaker

Personuppgifter behandlas för att

·        tillhandahålla beställda trycksaker, t.ex. produktblad eller broschyrer.

Följande personuppgifter behandlas:

·        E-postadress

·        Telefonnummer

·        Namn

·        Adress

·        Butik

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen krävs för att vi ska kunna leverera det material som du har beställt.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

·        Företag som hanterar transport (logistikföretag, speditörer).

Arkiveringstid: Vi sparar dina uppgifter bara så länge som krävs för att vi ska kunna uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter i den utsträckning vi bedömer det vara försvarligt, med hänsyn till vad som angetts ovan om rättslig grund och syften. Det gäller normalt under den tid som beställningen behandlas, vilket innebär att vi raderar eller anonymiserar dina uppgifter senast i slutet av kalenderåret två år efter din senaste transaktion hos oss.

Hantera jobbansökningar

Personuppgifter behandlas

·        i rekryteringssyften eller för spontanansökningar.

Följande personuppgifter behandlas:

·        E-postadress

·        Telefonnummer

·        Adress

·        Information i bifogade dokument

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna hantera din jobbansökan.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        Marknadsföringsbyråer som hjälper oss att sprida information externt till allmänheten när det finns lediga tjänster på vårt företag.

·        IT-tjänster eller rekryteringsföretag som hjälper oss hantera eller rekrytera medarbetare i vår bransch, till exempel Teamtailor.

Arkiveringstid: Vi sparar bara dina uppgifter under så lång tid som vi anser det vara berättigat, med hänsyn till ovan angivna rättsliga grund och syfte, i detta fall 12 månader från det datum din ansökan inkom (såvida du inte begär något annat, vilket vi naturligtvis respekterar). Om du bli anställd hos oss sparar och behandlar vi informationen i din ansökan enligt vad som framgår av vår integritetsinformation för hantering av medarbetares personuppgifter, vilken endast tillhandahålls våra anställda.

Hantera kontakter efter mässor och andra event

Personuppgifter behandlas för att

·        kontakta kunder efter event angående gjorda förfrågningar.

Följande personuppgifter behandlas:

·        E-postadress

·        Telefonnummer

Rättslig grund: Berättigat intresse. Behandlingen krävs för att vi ska kunna ta hand om dina förfrågningar.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen och inom det ramverk och de syften som anges ovan. Exempelvis:

·        Eventföretag och liknande leverantörer.

·        Andra IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift i samband med olika event).

Arkiveringstid: Vi sparar bara dina uppgifter så länge som krävs för att vi ska kunna uppfylla vårt berättigade intresse. Det innebär normalt två år efter eventet. Om vår kontakt efter ett eventuellt event eller liknande leder till ytterligare relationer, köprelaterade åtgärder eller annat, hänvisar vi dig till behandlingsaktiviteterna i den här integritetspolicyn och arkiveringstiden som anges här.   

Prenumeration på nyhetsbrev

Personuppgifter behandlas för att

·        skicka ut nyhetsbrev

·        analysera uppgifter för att skapa erbjudanden som är relevanta för dig.

Följande personuppgifter behandlas:

·        E-postadress

·        Namn

Rättslig grund: Medgivande. Genom att uppge din e-postadress i det avsedda fältet och aktivt klicka på knappen för att aktivera prenumerationen anses du ha gett ditt medgivande.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen för att administrera nyhetsbreven. Exempelvis:

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Arkiveringstid: Vi använder uppgifter från dina övriga interaktioner med oss enligt vad som beskrivs ovan och sparar inga sådana uppgifter i detta syfte längre än vad som anges ovan.

Uppfylla lagstadgade krav

Personuppgifter behandlas för att

·        vi ska kunna uppfylla juridiska krav enligt vad som anges i lagstiftning, domar eller myndighetsbeslut, till exempel bokföringslagen.

Följande personuppgifter behandlas:

·        Namn

·        Kontaktinformation (t.ex. adress, e-post, telefonnummer)

·        Korrespondens

·        Användarnamn för webbkontot

·        Organisations- och momsregistreringsnummer eller personnummer

·        Användarnamn för webbkontot

·        Betalningsinformation

·        Beställnings- och betalningshistorik

Rättslig grund: Juridiskt krav.

Dela personuppgifter: Vi delar endast uppgifter med leverantörer som är nödvändiga för att utföra behandlingen för att uppfylla våra juridiska krav. Exempelvis:

·        Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter.

·        IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Arkiveringstid: Vi sparar bara dina uppgifter så länge som det är nödvändigt för oss att uppfylla lagstadgade krav, till exempel 7 år enligt kraven i bokföringslagen.